Администратор офиса (Бельгия)

• Документы и учет: подготовка писем/форм, контроль версий, аккуратное хранение, быстрый поиск по запросу.
• Коммуникация: обработка входящих обращений, координация с коллегами/координатором, фиксация договорённостей.
• Таблицы и данные: ведение списков, реестров, статусов задач; проверка корректности данных.
• Календарь и встречи: согласование времени, напоминания, подготовка материалов к встречам.
• Поддержка процессов: офисные заявки, расходники, базовая помощь отделу продаж/сервиса (по проекту).

На практике оценивают не “красивые слова”, а скорость, точность и умение держать порядок в потоке задач.

• Опыт: офис/администрирование/ассистент/делопроизводство — приветствуется; для части проектов обязателен.
• Excel (обязательно): фильтры, сортировки, простые формулы, аккуратное ведение таблиц. Плюс — сводные/поиск/валидация.
• Документы: грамотная переписка, умение кратко формулировать, не терять смысл при передаче информации.
• Скорость + точность: работа с несколькими задачами параллельно без потери качества.
• Конфиденциальность: корректная работа с внутренними данными (контакты, счета, статусы).
• Языки: RU обязательно; EN базовый/средний — сильное преимущество; FR или NL — повышают выбор проектов.
• Личное: пунктуальность, спокойная коммуникация, готовность учиться правилам конкретного офиса.

Что важно указать в резюме (иначе вас “не увидят”):

• какими таблицами/реестрами управляли (в чём был смысл и объём);
• какие документы готовили (письма, акты, заявки, счета, протоколы);
• какие системы/инструменты использовали (Excel/Google Sheets/CRM/календарь);
• языки и реальный уровень (что можете: звонок/переписка/документы);
• доступность к старту и предпочитаемый график.

• Ориентир: 12.5–18.0 NET €/час (итог зависит от проекта).
• График: чаще всего 8–10 часов/день, 5–6 дней/неделя; возможны смены (по задаче офиса).
• Выплаты: по правилам контракта; важно заранее согласовать периодичность, авансы и способ учета времени.
• Компенсации: жильё/транспорт/надбавки — зависят от проекта; фиксируйте это письменно.
• Документы: командировка обычно включает A1 и LIMOSA; при площадках/объектах могут запросить Checkinatwork.

Рекомендация: до выезда согласуйте (1) ставку и минимальные часы, (2) жильё, (3) удержания/компенсации, (4) сроки выплат, (5) кто и как ведёт табель.

• PD A1 — подтверждение социального страхования в Польше на период командировки.
• LIMOSA — предварительная декларация (подаётся до начала работ).
• Если проект связан с объектами/площадками: может требоваться регистрация присутствия (например, Checkinatwork), а также дисциплина учета времени.
• Базовый пакет: договор/приложения, подтверждения выплат и табель (по запросу контроля).

В офисных ролях проверки тоже бывают: ключевое — понятные документы, прозрачный учет времени и корректные выплаты.

В большинстве проектов оформление идёт через польскую фирму с направлением в Бельгию (командировка). Ниже — пункты, которые обычно критичны для кандидата и которые мы проговариваем до старта.

• Контракт и легальность: работа оформляется документально; на период выезда подтверждается статус командирования.
• Соцстрах/учёт: оформляется пакет по командировке (включая A1), ведётся учет рабочего времени.
• Выплаты: согласуется периодичность (например, еженедельно/раз в две недели/ежемесячно — зависит от проекта) и правила авансов.
• Компенсации: жильё/проезд/рабочие расходы — по условиям проекта; важно заранее понять “что включено”, а что нет.
• Адаптация: на старте обычно есть координация на русском языке; далее — работа по регламентам конкретного офиса.
• Ожидания по качеству: точность документов и данных важнее скорости; ошибки в реестрах и письмах считаются критичными.

Чтобы не было разночтений, ключевые условия фиксируйте письменно до выезда: ставка/часы/удержания/компенсации/график/дата выплат.

1. Шаг 1: вы заполняете резюме (CV).
2. Шаг 2: короткая проверка релевантности: опыт, Excel/документы, язык, доступность к старту.
3. Шаг 3: согласование проекта и условий (ставка, график, жильё/компенсации, срок старта).
4. Шаг 4: подготовка документов командировки и инструктаж по процессам.