Чек-лист данных и документов для oświadczenia o powierzeniu pracy (2026)
Если вы хотите, чтобы oświadczenie не возвращали на доработку, начните не с «формуляра», а с дисциплины данных: единый набор сведений по работодателю и работнику, корректные сканы и логичные даты. Ниже — практический чек-лист, который помогает HR быстро проверить готовность к подаче и убрать типовые «узкие места».
Что важно учесть с 01.01.2026 (без «лишней теории»)
1) Страны для oświadczenia — список сузился
Для HR это означает простое правило: прежде чем собирать документы, сначала определите процедуру по гражданству. С 01.12.2025 oświadczenie применяется к гражданам ограниченного списка стран; это напрямую влияет на чек-лист и сроки. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
- Если гражданство в списке — готовим пакет под oświadczenie.
- Если гражданство вне списка — чаще всего нужен маршрут через zezwolenie typ A (или другое основание, если оно есть).
- По Грузии действует переходное правило: «старые» oświadczenia, внесённые до 01.12.2025, могут работать до конца срока. :contentReference[oaicite:5]{index=5}
2) Украина: в ряде случаев работает «powiadomienie»
Для части граждан Украины легализация работы может идти через уведомление работодателя (powiadomienie), которое в предусмотренных законом сценариях освобождает от необходимости иметь oświadczenie/разрешение на работу. Это меняет чек-лист: важнее становится корректность даты начала и своевременность уведомления. :contentReference[oaicite:6]{index=6}
- Если применяется «powiadomienie» — подготавливаем данные под уведомление и внутренние HR-процедуры.
- Если «powiadomienie» не покрывает кейс — выбираем oświadczenie или typ A по гражданству и статусу.
3) Минимальные требования к оплате/часам обновлены
С 01.01.2026 обновлены минимальные показатели оплаты труда (годовая индексация). Для oświadczenia это критично: параметры ставки и часов в формуляре должны быть не ниже действующего минимума и выглядеть реалистично для вашей роли. На этой странице мы намеренно не публикуем государственные ставки/тарифы — используйте актуальные значения на дату подачи. :contentReference[oaicite:7]{index=7}
Кому нужно oświadczenie, а кому — zezwolenie na pracę typ A (чёткое правило на 2026)
Ниже — практичная классификация для HR. Она не отменяет частных исключений (например, некоторые статусы pobytu, обучение, Blue Card и т.п.), но для большинства наймов даёт быстрый и корректный «первый шаг».
| Категория | Гражданство | Что чаще всего нужно работодателю | Как влияет на чек-лист |
|---|---|---|---|
| Oświadczenie |
Армения, Беларусь, Молдова, Украина
Перечень закреплён нормативно (действует с 01.12.2025). :contentReference[oaicite:8]{index=8}
|
Oświadczenie o powierzeniu pracy или другой механизм по статусу (для Украины — см. ниже) |
Фокус на: паспортные данные (латиница), адрес/объект, параметры ставки и часов, комплект сканов под электронную подачу. |
| Украина (часто) |
Украина В предусмотренных случаях возможна легализация через powiadomienie. :contentReference[oaicite:9]{index=9} |
Powiadomienie (если применимо) либо oświadczenie / typ A — по статусу и кейсу |
Важно: дата фактического начала, корректные идентификаторы работодателя, контактный e-mail, дисциплина сроков HR-процесса. |
| Typ A |
Все остальные страны вне ЕС/ЕЭЗ/Швейцарии включая, например, Грузию (если не действует переходное правило), Узбекистан, Казахстан, Индия, Непал и т.д. |
Zezwolenie na pracę typ A как базовый сценарий для найма |
Чек-лист шире по срокам и этапам, а данные/обязанности роли должны быть описаны особенно аккуратно. |
| Без oświadczenia / без typ A | ЕС/ЕЭЗ/Швейцария и некоторые отдельные статусы pobytu | Часто разрешение на работу не требуется, но остаются требования трудового права и корректной документации. | Всё равно нужен качественный HR-пакет: договор, ставки/часы по минимумам, адрес места работы, персональные данные. |
Если вы не хотите «угадывать» процедуру, начните с гражданства и статуса пребывания. Именно здесь чаще всего теряется время и появляются ошибки в данных.
Oświadczenie: условия и депозит
Для работодателей, которым нужна быстрая и управляемая процедура.
Oświadczenie — депозит 650 zł (возврат после 200 часов подтверждённой работы)
Zezwolenie typ A: условия и депозит
Для гражданств вне перечня oświadczenia и для кейсов, где нужен «тип A».
Zezwolenie na pracę typ A — депозит €550 (возврат после 200 часов отработки в нашей компании)
Чек-лист данных для oświadczenia (что должно быть «в 1 файле» у HR)
Данные работодателя
- Полное наименование (как в KRS/CEIDG, без внутренних сокращений).
- Юридический адрес (улица/номер/код/город/страна).
- Идентификаторы: NIP, REGON, KRS (или CEIDG для JDG).
- PKD и короткое описание реальной деятельности компании.
- Фактическое место работы (город/адрес объекта), если отличается от юридического.
- Контактное лицо (имя/фамилия/роль) и рабочие каналы связи.
- Форма сотрудничества (umowa o pracę / umowa zlecenie / B2B) — выбирайте то, что соответствует реальности.
Данные работника
- Имя/фамилия латиницей — строго как в загранпаспорте.
- Гражданство (и сразу проверка: oświadczenie или typ A).
- Паспорт: номер/серия, кем и когда выдан, срок действия.
- Дата/место рождения (без «упрощений» и сокращений).
- Должность и задачи — описывайте работу так, как она будет выполняться фактически.
- Ставка и часы — не ниже действующих минимумов и реалистично для роли (без публикации госставок на странице).
- Дата начала и период — согласованные с реальными сроками въезда/подписания договора.
- История Польши (если есть): прежние документы, PESEL, периоды работы — для внутренней проверки рисков.
Параметры роли (то, что чаще всего «ломает» кейс)
- Одна роль — один смысл: должность, обязанности и ставка должны «сходиться».
- Адрес важен: объект/город/регион — без противоречий с договором и реальностью.
- Даты без конфликта: избегайте дат начала, которые выглядят технически невозможными.
- Контактный e-mail должен быть рабочим: часть коммуникации в электронных процедурах идёт через аккаунт/сообщения.
Во многих urzędach pracy действует логика «электронного досье»: если что-то не сходится, возврат проще, чем переписка. :contentReference[oaicite:10]{index=10}
Чек-лист документов и сканов (под электронную подачу)
Документы работодателя (обычная база)
- Актуальная выписка (KRS/CEIDG) — в читаемом виде.
- Полномочия: доверенность/уполномочивание, если подаёт представитель.
- Заявление/декларации, которые могут требоваться процедурой (например, о соответствии требованиям/о добросовестности) — под конкретный urząd.
- Подпись: профиль zaufany/квалифицированная подпись/подпись личная — в зависимости от того, кто подписывает. :contentReference[oaicite:11]{index=11}
Мы сознательно не публикуем на странице государственные сборы и тарифы — они меняются и зависят от статуса процедуры.
Документы работника (сканы)
- Скан загранпаспорта (страницы с персональными данными; по практике часто готовят и заполненные страницы/отметки по ситуации).
- Контакты работника (телефон/e-mail) и краткая анкета для внутренней проверки.
- Подтверждения квалификации/опыта — только если это действительно нужно по роли или по запросу urzędu.
В электронных процедурах требования к набору вложений могут быть формализованы, поэтому мы собираем чек-лист под конкретный urząd pracy и роль. :contentReference[oaicite:12]{index=12}
Как упаковать сканы, чтобы их не «вернули»
- Названия файлов: “PASSPORT_Ivanov_2026-01.pdf”, “POWERNOMOCNICTWO_…pdf” — без “scan(12).jpg”.
- Читаемость: без обрезанных полей и бликов, один документ — один файл (если возможно).
- Единая версия данных: паспортная латиница и даты — одинаковы везде.
- Пакетность: лучше один логичный комплект, чем «досылать» по частям.
Блок для HR: короткая «самопроверка» перед подачей
3 вопроса, которые экономят недели:
- Гражданство попадает под oświadczenie или нужен typ A?
- Имя/фамилия латиницей совпадают с паспортом на 100%?
- Ставка/часы/даты не конфликтуют с минимальными требованиями и реальным въездом?
Если на любой пункт “нет”:
- Не подавайте «как есть» — исправьте сначала данные.
- Сделайте один «эталонный» файл данных работника для всех дальнейших этапов.
- При необходимости — отправьте нам заполненные поля для экспресс-проверки.
Типичные ошибки (и почему чек-лист реально помогает)
Ошибки данных
- Разная латиница фамилии/имени в паспорте и в данных HR.
- Путаница адресов: юридический ≠ фактический (объект), а в формуляре это «разъезжается».
- Нелогичные даты: начало «раньше, чем возможно», либо слишком «плотно» к подписанию.
- Параметры роли не соответствуют реальности (задачи/ставка/часы выглядят несогласованно).
Ошибки документов
- Сканы низкого качества или обрезанные поля/страницы.
- Файлы без логики: 20 отдельных JPG вместо структурированного пакета.
- Нет полномочий на представителя или подпись не тем лицом.
- Несогласованность данных между вложениями и заполненными полями.
Быстрый вывод
Возврат чаще всего происходит не из-за «сложного права», а из-за управления данными. Поэтому чек-лист работает: он превращает подачу в повторяемый процесс, а не в «разовый подвиг HR».
Если кейс срочный или нестандартный (несколько адресов, смена объекта, разные формы занятости) — лучше проверить пакет до подачи.
FAQ по чек-листу данных и документов
Можно ли использовать один чек-лист для всех работников?
База похожа, но «тонкие места» зависят от гражданства, роли и конкретного urzędu pracy. Практично иметь общий чек-лист и короткие дополнения под строительство/логистику/производство/офис.
Нужно ли сразу собирать весь пакет документов по работнику?
Минимум — корректные паспортные данные и качественные сканы. Остальное добавляйте только когда это реально нужно по роли или по запросу urzędu, чтобы не перегружать работника лишними справками.
Что делать, если ошибку нашли после подачи?
Действия зависят от этапа: до внесения в реестр, после внесения, перед визой или уже после. В части кейсов корректнее не «тянуть» ошибку дальше, а быстро перестроить пакет. Мы разбираем такие ситуации индивидуально.
Где смотреть официальную форму и путь подачи?
Официальные электронные сервисы и формы находятся на praca.gov.pl. Наш чек-лист нужен, чтобы перевести формальные поля в «язык данных HR» и избежать возвратов. praca.gov.pl
Связаться с MaViAl по oświadczeniu и чек-листу
Телефон / мессенджеры: +48 536-198-779
E-mail: vialtim@gmail.com
В одном сообщении укажите: отрасль, город/объект, гражданство работника(ов), планируемую дату старта и форму сотрудничества. Мы адаптируем чек-лист под ваш urząd pracy и подскажем, где чаще всего происходят возвраты.
Реквизиты MaViAl
MaViAl Sp. z o.o.
KRS 0001058460 • NIP 8971927502 • REGON 52642047900000
Wrocław, 50-078, ul. Stanisława Leszczyńskiego 4/29
Информация на странице носит организационный характер и не заменяет индивидуальную юридическую консультацию. Перед принятием решений по найму рекомендуется получить оценку под конкретный кейс и статус пребывания.