Карта побыту для сотрудников: что нужно знать работодателю и отделу кадров

Роль работодателя в MOS

Сотрудник регистрируется в MOS, заполняет свою часть заявления и указывает e-mail компании. На этот адрес MOS присылает ссылку на приложение работодателя. Лицо, уполномоченное представлять компанию, заполняет его и подписывает электронно. Только после этого сотрудник может подписать и отправить всё заявление.

• Ссылка действует 30 дней. Потом всё придётся начинать заново, а легальное пребывание сотрудника за это время может закончиться.
• Подписывать должен уполномоченный представитель согласно правилам представительства компании — подпись лица без полномочий часто приводит к вызовам.
• E-mail, который указывает сотрудник, должен вести в ящик, который кто-то регулярно проверяет, а не в общий рекрутинговый.
• Сотрудник подписывает заявление сам. Ни компания, ни представитель не подают заявление в MOS за него.

Хорошая практика — внутреннее правило подписывать приложение в течение нескольких рабочих дней после получения ссылки и реестр дат окончания легального пребывания всех сотрудников-иностранцев. Технические детали системы: заявление в MOS.

Изменения 2025–2026 годов, важные для работодателей

Отказ в возбуждении касается людей, которые в день подачи находятся в Польше, в частности, по туристической или гостевой шенгенской визе другой страны, по польской визе с определёнными целями или по документу на пребывание другой страны Шенгена. Если вы нанимаете людей, уже находящихся в Польше, проверьте основание их пребывания ещё на этапе предложения. О самой процедуре для сотрудника: временный побыт и работа.

Согласованность договора, приложения и последующих изменений

Воевода сравнивает данные из приложения работодателя с договором и документами, которые запросит позже. Расхождения — даже по недосмотру отдела кадров — заканчиваются вызовами, а иногда отказом. Советуем вести одну «карточку данных» на каждого сотрудника, которой пользуются и кадры, и тот, кто подписывает приложение:

• точное название должности и обязанности;
• зарплата (брутто, расчётный период, месячная или почасовая);
• объём рабочего времени;
• вид договора и срок его действия;
• место выполнения работы;
• данные компании в соответствии с реестром и актуальное представительство.

Изменения во время производства или после решения — аннекс с другой зарплатой, перевод на другую должность, смена ставки — оценивайте до подписания. Часть из них требует изменения разрешения (гербовый сбор 220 zł для единого разрешения, 10 zł для Голубой карты). Подробнее: продление и смена работодателя.

Обязанности уведомления и документы в HR

Правила трудоустройства иностранцев возлагают на работодателей обязанности уведомлять органы, в частности, если иностранец не приступил к работе, если трудоустройство закончилось раньше срока или изменились условия, указанные в разрешении. Сроки и форму уведомлений проверяйте в актуальных правилах и на сайтах ведомств — в последние годы они менялись. MaViAl может подготовить для отдела кадров чек-лист под конкретные ситуации в рамках письменного предложения.

Что хранить в личном деле сотрудника

• UPO из MOS — по позиции Люблинского воеводского управления это достаточное подтверждение подачи заявления;
• справку о подаче заявления, если управление её выдало, — её получают не все, потому что управление выдаёт её, когда может однозначно подтвердить подачу в период легального пребывания;
• копию решения и карты побыту после завершения дела.

Справка о подаче заявления не даёт права пересекать границы. Планируя зарубежные командировки сотрудников во время производства, учитывайте, по какому документу они вернутся в Польшу.

Планирование найма при нынешних сроках

Законный срок решения по временному побыту — 60 дней. Но до 4 марта 2027 года эти сроки не текут: ст. 100d спецзакона о помощи гражданам Украины, продлённая законом Dz.U. 2026 poz. 203, касается всех иностранцев, а напоминания и жалобы на бездействие дела не ускоряют. Для компании это значит:

• сотрудник, подавший заявление вовремя и без формальных недостатков, находится в Польше легально до конца дела;
• даты начала работы, повышений и релокаций не должны зависеть от быстрого решения;
• вызовы управления (отпечатки — не менее чем за 7 дней, документы — не менее 14 дней) требуют отпустить сотрудника на визит и быстрой реакции кадров.

Подробнее о сроках: сколько ждать карту побыту.

Как MaViAl работает с компаниями

Любое сотрудничество с компанией мы строим на письменном объёме услуг: кто клиент (компания или сотрудник), какие дела мы ведём, кто платит государственные сборы и как мы отчитываемся о статусе. При нескольких или десятке сотрудников мы назначаем одно контактное лицо со стороны компании и график по датам окончания легального пребывания.

1. Список сотрудников, их оснований пребывания и крайних дат.
2. Диагностика каждого дела и выбор пути (единое разрешение, Голубая карта, другое основание).
3. Письменное предложение с объёмом и ценами.
4. Списки документов для сотрудников и карточка данных для HR.
5. Координация приложений работодателя в MOS и подготовка данных с сотрудниками — каждый подписывает своё заявление лично.
6. Мониторинг дел, работа с вызовами в рамках предложения, консультации при изменении условий.

Цены указаны за одно дело; государственные сборы, переводы и нотариус — отдельно. Мы не гарантируем решения и сроки и не предлагаем «неофициального ускорения». Полный прайс.

Работодатели во Вроцлаве и Нижней Силезии

Офис MaViAl находится во Вроцлаве, поэтому компаниям из Вроцлава и окрестностей мы можем помогать и лично — на организационных встречах с сотрудниками и HR. Дела сотрудников, живущих в Нижней Силезии, ведёт Нижнесилезское воеводское управление (Dolnośląski Urząd Wojewódzki, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, pl. Powstańców Warszawy 1). Если часть команды живёт в других воеводствах, их заявления обычно рассматривают управления по месту пребывания — тогда мы работаем онлайн. Местная информация: карта побыту во Вроцлаве и наша помощь во Вроцлаве. Чтобы обсудить сотрудничество, напишите нам, указав число сотрудников и ближайшие даты окончания их пребывания.

Частые вопросы