Karta pobytu dla pracowników: co musi wiedzieć pracodawca i dział HR

Rola pracodawcy w MOS

Pracownik zakłada konto w MOS, wypełnia swoją część wniosku i wskazuje adres e-mail firmy. MOS wysyła na ten adres link do załącznika pracodawcy. Osoba uprawniona do reprezentowania firmy wypełnia go i podpisuje elektronicznie. Dopiero wtedy pracownik może podpisać i wysłać cały wniosek.

• Link jest ważny 30 dni. Po tym czasie trzeba zaczynać od nowa, a legalny pobyt pracownika może się w tym czasie skończyć.
• Podpis musi złożyć osoba umocowana zgodnie z zasadami reprezentacji firmy – podpis osoby bez uprawnień to częsty powód wezwań.
• Adres e-mail podany przez pracownika powinien trafiać do skrzynki, którą ktoś regularnie sprawdza, a nie do ogólnej skrzynki rekrutacyjnej.
• Pracownik podpisuje wniosek sam. Firma ani pełnomocnik nie składa wniosku w MOS w jego imieniu.

Dobrą praktyką jest wewnętrzna zasada, że załącznik podpisuje się w ciągu kilku dni roboczych od otrzymania linku, oraz rejestr dat końca legalnego pobytu wszystkich pracowników cudzoziemców. Szczegóły techniczne systemu: wniosek w MOS.

Zmiany 2025–2026 ważne dla pracodawców

Odmowa wszczęcia dotyczy osób przebywających w dniu złożenia wniosku m.in. na turystycznej lub odwiedzinowej wizie Schengen innego państwa, na polskiej wizie wydanej w określonych celach albo na dokumencie pobytowym innego państwa Schengen. Jeśli rekrutujesz osoby już przebywające w Polsce, sprawdź ich podstawę pobytu na etapie oferty. Więcej o samej procedurze dla pracownika: pobyt czasowy i praca.

Spójność umowy, załącznika i późniejszych zmian

Wojewoda porównuje dane z załącznika pracodawcy z umową i dokumentami, o które poprosi później. Rozbieżności – nawet wynikające z niedopatrzenia kadr – kończą się wezwaniami, a czasem odmową. Zalecamy jedną „kartę danych” dla każdego pracownika, z której korzystają zarówno kadry, jak i osoba podpisująca załącznik:

• dokładna nazwa stanowiska i zakres obowiązków;
• wynagrodzenie (brutto, okres rozliczeniowy, forma – miesięczna lub godzinowa);
• wymiar czasu pracy;
• rodzaj umowy i okres jej trwania;
• miejsce wykonywania pracy;
• dane firmy zgodne z rejestrem i aktualna reprezentacja.

Zmiany w trakcie postępowania lub po decyzji – aneks z innym wynagrodzeniem, przeniesienie na inne stanowisko, zmiana etatu – oceniaj przed podpisaniem. Część z nich wymaga zmiany zezwolenia (opłata skarbowa 220 zł przy zezwoleniu jednolitym, 10 zł przy Niebieskiej Karcie). Szczegóły: przedłużenie i zmiana pracodawcy.

Obowiązki informacyjne i dokumentacja w HR

Przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców nakładają na pracodawców obowiązki informacyjne wobec urzędów, m.in. przy niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia czy zmianie warunków objętych zezwoleniem. Terminy i formę zawiadomień sprawdzaj w aktualnych przepisach i na stronach urzędów – zmieniały się w ostatnich latach. MaViAl może przygotować dla działu HR listę kontrolną pod konkretne przypadki w ramach pisemnej oferty.

Co trzymać w aktach pracownika

• UPO z MOS – według Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego to wystarczający dowód złożenia wniosku;
• zaświadczenie o złożeniu wniosku, jeśli urząd je wydał – nie każdy pracownik je otrzymuje, bo urząd wystawia je, gdy może jednoznacznie potwierdzić złożenie wniosku w czasie legalnego pobytu;
• kopię decyzji i karty pobytu po zakończeniu sprawy.

Zaświadczenie o złożeniu wniosku nie uprawnia do przekraczania granic. Planując delegacje zagraniczne pracowników w trakcie postępowania, uwzględnij, na jakim dokumencie wrócą do Polski.

Planowanie zatrudnienia przy obecnych terminach

Ustawowy termin na decyzję w sprawie pobytu czasowego to 60 dni. Do 4 marca 2027 r. terminy te jednak nie biegną: art. 100d specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, przedłużony ustawą Dz.U. 2026 poz. 203, dotyczy wszystkich cudzoziemców, a ponaglenia i skargi na bezczynność nie przyspieszają spraw. Dla firmy oznacza to:

• pracownik, który złożył wniosek w terminie i bez braków formalnych, przebywa legalnie do zakończenia sprawy;
• daty rozpoczęcia pracy, awansów czy relokacji nie powinny zależeć od szybkiej decyzji;
• wezwania urzędu (odciski palców z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, dokumenty – co najmniej 14 dni) wymagają zwolnienia pracownika z pracy na wizytę i szybkiej reakcji kadr.

Więcej o terminach: czas oczekiwania na kartę pobytu.

Jak MaViAl pracuje z firmami

Każdą współpracę z firmą opieramy na pisemnym zakresie usług: kto jest klientem (firma czy pracownik), które sprawy obejmujemy, kto płaci opłaty urzędowe i jak raportujemy status. Przy kilku lub kilkunastu pracownikach wyznaczamy jedną osobę kontaktową po stronie firmy i harmonogram według dat końca legalnego pobytu.

1. Lista pracowników, ich podstaw pobytu i dat granicznych.
2. Diagnoza każdej sprawy i wybór ścieżki (zezwolenie jednolite, Niebieska Karta, inna podstawa).
3. Pisemna oferta z zakresem i cenami.
4. Listy dokumentów dla pracowników i karta danych dla HR.
5. Koordynacja załączników pracodawcy w MOS i przygotowanie danych z pracownikami – każdy podpisuje swój wniosek osobiście.
6. Monitorowanie spraw, obsługa wezwań w zakresie oferty, konsultacje przy zmianach warunków.

Ceny dotyczą jednej sprawy; opłaty urzędowe, tłumaczenia i notariusz są osobno. Nie gwarantujemy decyzji ani terminów i nie oferujemy „nieoficjalnego przyspieszenia”. Pełny cennik.

Pracodawcy we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku

MaViAl ma siedzibę we Wrocławiu, więc firmom z Wrocławia i okolic możemy pomagać także osobiście – w spotkaniach organizacyjnych z pracownikami i HR. Sprawy pracowników mieszkających na Dolnym Śląsku prowadzi Dolnośląski Urząd Wojewódzki (Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, pl. Powstańców Warszawy 1). Jeśli część zespołu mieszka w innych województwach, ich wnioski trafiają zwykle do urzędów właściwych dla miejsca pobytu – wtedy pracujemy online. Lokalne informacje: karta pobytu we Wrocławiu oraz oferta pomocy we Wrocławiu. Aby omówić współpracę, napisz do nas, podając liczbę pracowników i najbliższe daty końca ich pobytu.

Najczęstsze pytania